Projet et logiciel SIRH : 5 objectifs à retenir avec Jooma

3. Composer votre équipe projet

Une fois vos objectifs fixés, la seconde étape sera de composer l’équipe en charge du projet. Cette équipe réunit tous les acteurs du projet : services RH et financiers, DSI, DAF. Dans le cadre d’un projet SIRH, l’idéal est de confier le pilotage au service RH ou à la DAF. Il est essentiel de nommer un chef de projet qui sera le « chef d’orchestre » et référent tout au long du projet. Il sera responsable de l’avancée du projet et de sa réussite. C’est lui qui sera en charge d’animer et d’organiser les différentes réunions, de partager les comptes rendus, de valider les différents points avec la direction etc.

4. Définir vos besoins fonctionnels

Cette étape clé consiste à reporter de manière exhaustive les fonctionnalités liées à vos besoins. Prenons le cas par exemple des fonctionnalités liées à la gestion des notes de frais :

• Saisie de la note de frais par le collaborateur
• Compatibilité smartphone
• Notification par email au manager d’une demande de validation
• Mise en place d’un circuit de validation sur mesure (workflow)
• Valeur probante des documents transmis

Il faut ensuite évaluer l’importance de ces fonctionnalités et la priorité de mise en place (par exemple obligatoire, importante, facultative…). C’est grâce à cette grille que vous pourrez évaluer si les SIRH proposés par les prestataires correspondent à vos besoins. Vous devez leur communiquer cette grille avec votre cahier des charges (ou la note de cadrage) afin de leur transmettre précisément vos attentes.

5. Rédiger votre cahier des charges / note de cadrage

Une fois vos besoins clairement établis, il faut définir le périmètre du projet. Il est essentiel de structurer, rédiger et hiérarchiser et répertorier vos besoins au sein d’un cahier des charges ou d’une note de cadrage. Selon l’ampleur de votre projet et la taille de votre entreprise, à vous de choisir entre la rédaction d’un cahier des charges ou d’une note de cadrage.

La note de cadrage permet d’expliquer et de présenter le projet de manière synthétique, tout en abordant de nombreux détails utiles.

Le cahier des charges est un document exhaustif permettant de formaliser les attentes et les besoins du donneur d’ordre (ou de la maîtrise d’ouvrage). 

Si vous êtes une startup, une TPE ou une PME avec une taille modérée, vous pouvez simplement préparer une note de cadrage SIRH, présentant les points suivants :

• Présentation de l’entreprise : nombre d’établissement(s), organisation juridique, nombre de salariés, organigramme, convention(s) collective(s)…
• Etat des lieux technique : quel est votre système informatique existant ? Quels logiciels de paie ou de comptabilité utilisez-vous ? Quels processus souhaitez-vous couvrir ? Qui va bénéficier du SIRH ? Souhaitez-vous mettre en place un portail salarié ? Avez-vous des contraintes techniques ou de sécurité ? Souhaitez-vous être propriétaire de votre logiciel RH (On-premise) ou y accéder par internet via un système d’abonnement (SaaS) ?

Votre cahier des charges ou la note de cadrage associé à votre grille de besoins fonctionnels seront la base de votre projet que vous pourrez transmettre aux prestataires lors de la phase de consultation.

Nous vous recommandons vivement de mettre en place un planning prévisionnel pour votre projet. Pour cela, fixez-vous des deadlines et objectifs dans le temps et prévoyez des points d’étapes réguliers avec l’équipe projet pour échanger sur l’état d’avancement du projet.

Bon à savoir

L’implémentation d’un SIRH peut prendre entre 3 et 12 mois selon l’ampleur du projet et la taille de l’entreprise. Conscient des enjeux actuels des PME à digitaliser leurs ressources humaines rapidement, Jooma propose des solutions « Plug & play » rapides à mettre en place et à prendre en main !