Quel logiciel peut dématérialiser vos notes de frais ? Jooma

Depuis l’arrêté du 23 mai 2019, les entreprises ne sont plus obligées de conserver pendant 5 ans les justificatifs papier des notes de frais. L’archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique sous conditions d’archivage à valeur probante pour le format dématérialisé. Jooma vous explique tout ce qu’il faut savoir sur la dématérialisation des notes de frais !

1. Opter pour un SIRH pour digitaliser la gestion des notes de frais

Un SIRH est la solution idéale pour digitaliser vos processus RH. Mais qu’est-ce qu’un SIRH au juste ? Pour faire simple, il s’agit d’un système intégrant plusieurs modules permettant de gérer et digitaliser un certain nombre de processus des ressources humaines (congés et absences, formation, entretiens, notes de frais…).

Totalement à la carte, le SIRH de Jooma dispose d’un module de gestion des notes de frais intuitif, efficace et facile à prendre main. Notre solution est disponible en full SaaS, ce qui signifie un accès 24/7 au logiciel via internet, sans installation nécessaire. La collaboration est ainsi facilitée, tout comme le travail à distance plus que jamais d’actualité.

2. Comment fonctionne le module notes de frais de Jooma SIRH ?

1^ère étape : Saisie des notes de frais par le collaborateur

Le collaborateur saisit en quelques minutes ses dépenses professionnelles. Il peut transmettre en quelques clics ses justificatifs, via son application mobile ou le support de son choix. L’outil de reconnaissance des caractères (OCR) permet de pré-saisir les montants correspondants aux dépenses ce qui représente un gain de temps et diminue le risque d’erreurs. La plateforme très intuitive, lui permet de suivre facilement le remboursement de ses notes de frais.

Bon à savoir : Pour aller plus vite, l’utilisateur peut prendre en photo ses factures, qui disposent de la valeur probante avec la même valeur juridique que les justificatifs papier.

2^ème étape : traitement de la demande par le manager

Le manager est informé en temps réel du dépôt de la note de frais. En un clic, il valide/refuse la demande de remboursement de son collaborateur. La plateforme lui permet d’avoir une visibilité des dépenses par client, projet etc… ce qui leur donne une vision détaillée de l’ensemble des frais de leur service.

Bon à savoir : Vous pouvez mettre en place un workflow de validation pouvant aller jusqu’à 5 niveaux d’intervenants !

3^ème étape : gestion des remboursements par le service comptabilité

Le service comptabilité définit en amont les modalités de remboursement des notes de frais. Il est alerté si celles-ci ne sont pas respectées (plafond, cohérence etc.). Les données sont ensuite facilement exportées vers la comptabilité qu’elle soit gérée sur un logiciel en interne ou par un prestataire externe (expert-comptable). Le service comptabilité n’a plus qu’à générer les ordres de virement au format SEPA.

Bon à savoir : La solution effectue le calcul automatique des montants remboursés, de la TVA, de la TVA récupérable, etc.

3. Les atouts de la digitalisation des notes de frais

Gain de temps et d’argent

Selon une étude, publiée par HRS et la Fondation GBTA, un collaborateur consacre en moyenne 20 minutes à la gestion d’une seule note de frais, moyennant un coût de 53€ pour l’entreprise !

Le module de gestion des Notes de Frais et Déplacements simplifie nettement le processus de saisie des frais et de leur traitement. Les collaborateurs passent ainsi moins de temps sur l’administratif pour se consacrer à leur cœur de métier.

Le pilotage des dépenses est également mieux suivi et optimisé, notamment grâce aux rapports et tableaux de bord disponibles sur la plateforme.

Stockage facilité et conforme à la législation

L’archivage papier n’étant plus obligatoire, vous avez tout intérêt à passer par la gestion des notes de frais digitale. En effet, la réglementation en vigueur vous permet de conserver les justificatifs numérisés, qui ont désormais une valeur probante. Vous gagnez ainsi de la place et éviter le risque de perte des documents.

Marque employeur valorisée

Grâce à la digitalisation des notes de frais, vous libérez vos collaborateurs de tâches administratives chronophages. Ainsi, vos collaborateurs gagnent en autonomie et en rapidité. Ils apprécient pouvoir être remboursé plus rapidement et suivre le remboursement de leurs notes de frais en temps réel. Vous donnez également l’image d’une entreprise tournée vers le digital en phase avec les attentes des générations actuelles !

4. Zoom sur la valeur probante 

L’archivage à valeur probante, c’est le fait de garantir le stockage et la restitution de documents de façon fiable, pour en assurer leur bonne conservation et leur intégrité tout au long de leur cycle de vie.

L’archivage à valeur probante est basé sur la garantie de 3 grands principes :

• Authentique. L’authenticité est garantie grâce à l’horodatage et au scellement des documents avant archivage.
• Intègre. C’est assurer que le document n’a pas été altéré, modifié ou dénaturé depuis sa création. Pour cela, vous devez garantir le stockage confidentiel, traçable et immuable.
• Intelligible.  Pour cela le stockage doit se faire au format standard pour permettre leur lisibilité dans le temps (par exemple, PDF)

Prêt à franchir le cap ?