TPE et PME : comment rédiger son cahier des charges SIRH ?

En quoi consiste un cahier des charges dans le cadre d’un projet SIRH ? Quels sont les éléments qui doivent impérativement y figurer ? Jooma vous donne ses recommandations pour réussir la rédaction de votre cahier des charges SIRH.

Qu’est ce qu’un cahier des charges de projet SIRH ?

Le cahier des charges SIRH est un document contractuel qui encadre le développement d’un projet SIRH au sein d’une organisation. Communiqué aux intégrateurs ou éditeurs SIRH, il permet de formaliser l’ensemble des enjeux, des besoins et des ressources de l’entreprise. Il précise également les fonctionnalités attendues de la solution SIRH.

Véritable outil de pilotage, le cahier de charge va servir de base au bon déroulement de votre projet. C’est le document de référence pour tous les acteurs impliqués dans le projet.

Quels sont les éléments qui figurent dans un cahier des charges SIRH ?

Le contexte

Tout d’abord, le cahier des charges SIRH doit préciser le contexte du projet. Cette partie inclue notamment une présentation de l’entreprise, et détaille le contexte de la démarche et du projet. Pour faciliter la rédaction du contexte, vous pouvez utiliser la méthode du QQOQCP : qui, quoi, où, quand, comment, pourquoi.

Cette partie présente également l’équipe en charge de la gouvernance du projet. Vous pouvez notamment détailler la répartition des missions de chaque membre de l’équipe impliquée dans le projet.

Le recueil des besoins

Cette partie de recueil des besoins présente vos problématiques et les besoins qui en découlent. Elle permet d’expliquer les enjeux et les objectifs de l’implantation du SIRH dans votre entreprise. 

Il faut y détailler les processus RH que vous souhaitez digitaliser (par exemple : notes de frais, gestion des temps, GPEC…) et ceux qui ne doivent pas l’être. L’objectif est de recenser l’ensemble des fonctionnalités attendues par votre entreprise.

Les contraintes techniques

L’ensemble des caractéristiques techniques doivent également être détaillées dans le cahier des charges SIRH. En lien avec votre DSI, vous devez faire l’état des lieux de l’environnement technique actuel pour en faire ressortir les contraintes, qui devront être listées dans le cahier des charges.

Les contraintes budgétaires

Il est primordial de préciser votre enveloppe budgétaire dans le cahier des charges afin qu’elle soit connue de toutes les parties prenantes. Ainsi les moyens budgétaires et les modes de financement doivent être détaillés dans le document.

La planification du projet

La planification est une condition sinequanone à la réussite de votre projet. Ainsi vous devez détailler dans votre cahier des charges le degré d’urgence de chaque phase du projet :

• Le lancement
• Le déploiement
• L’exploitation

L’aspect légal

Il est indispensable que votre SIRH respecte la réglementation en vigueur. Ainsi, l’ensemble des exigences légales, telles que le respect du RGPD, doivent être retranscrites dans le cahier des charges SIRH.

Pour aller plus loin

Vous avez maintenant tous les éléments pour rédiger votre cahier des charges en bonne et due forme ! Mais le projet ne s’arrête pas là, il faudra ensuite choisir un prestataire de confiance, puis réussir la phase cruciale d’implémentation du logiciel.

Pour vous aider, Jooma vous propose un ebook totalement gratuit avec de nombreux conseils pour réussir toutes les étapes d’implémentation d’un SIRH !