Embauche d’un salarié : les formalités administratives et étapes clés

I Embauche d’un salarié : formalités administratives et étapes à suivre

Etape 1 : Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE)

En amont de l’embauche d’un salarié, l’employeur doit se conformer à l’article R1221-4 du code du travail en procédant à la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE). Celle-ci doit se faire au moins 8 jours avant le début du contrat.

Les informations à inclure dans la DPAE sont les suivantes :

Identification de l’employeur

• SIRET
• Code NAF
• Raison sociale
• Adresse postale
• Urssaf

Identification du futur salarié

• Nom et prénom du salarié (nom marital le cas échéant)
• Sexe
• Date de naissance
• Lieu de naissance
• N° de sécurité sociale

Si vous ne disposez pas du numéro de Sécurité Sociale, celui-ci ne doit pas obligatoirement être renseigné.

 Les informations contractuelles

• Motif de contrat
• Date prévisible d’embauche
• Heure prévisible d’embauche
• Durée de période d’essai
• Service de santé au travail

Bon à savoir :

Si le salarié ne se présente pas le 1er jour d’embauche, il n’y a pas lieu d’annuler la DPAE.

Etape 2 : Mise à jour du registre du personnel

Le registre du personnel est un document obligatoire que les employeurs doivent tenir à jour. Il s’agit d’un outil de gestion des ressources humaines qui permet de consigner différentes informations administratives et professionnelles sur chaque employé.

Dès l’embauche, l’employeur doit compléter le registre du personnel avec les informations spécifiques au nouveau salarié. Cela inclut le nom et prénom, l’adresse, le numéro de sécurité sociale, la nationalité, la date de naissance, le sexe, l’emploi et la qualification, la date d’embauche, et toute information particulière liée au contrat (type de contrat, durée de la période d’essai, etc.).

La tenue du registre du personnel contribue à une gestion transparente et conforme des ressources humaines au sein de l’entreprise.

Etape 3 : Signature du Contrat de Travail

La signature du contrat de travail dans les deux jours suivant l’embauche constitue une obligation légale en France, encadrée par l’article L. 1221-10 du Code du travail.

Attention : Tout manquement à cette obligation expose l’employeur à des sanctions financières et à des implications juridiques, notamment le versement d’une indemnité au salarié concerné.

Le contrat doit contenir toutes les informations et clauses obligatoires, détaillant la nature du contrat, la rémunération, la durée du travail, les horaires, les congés payés, etc.

Bon à savoir : Depuis la loi du 7 octobre 2016, il est possible de recourir à la signature électronique pour formaliser le contrat de travail. Cela facilite le processus d’embauche et l’intégration de nouvelles recrues. Jooma propose une solution de signature numérique fiable, sécurisée et en conformité avec la loi, qui garantit la valeur probatoire des documents signés.

Etape 4 : mise en place de la mutuelle santé

Conformément à la loi ANI (Accord National Interprofessionnel) de 2013, de nombreuses entreprises sont tenues de proposer une complémentaire santé à leurs employés. Ainsi, lors du recrutement d’un nouveau collaborateur, il est essentiel de vérifier les obligations légales en matière de mutuelle d’entreprise.

L’employeur doit alors informer le salarié sur les garanties de la mutuelle collective dès son embauche, lui offrant la possibilité d’y adhérer. Il doit remettre à la nouvelle recrue plusieurs documents dont le bulletin d’adhésion individuelle, la notice d’information du contrat, et la Décision Unilatérale de l’Employeur (DUE) instaurant le régime de santé.

Bon à savoir : Les salariés ont la possibilité de demander une dispense d’affiliation s’ils justifient d’une couverture santé individuelle ou remplissent certains critères spécifiques. En cas de dispense d’affiliation, le salarié doit fournir un justificatif qui doit être conservé par l’employeur.

Etape 5 : Organisation de la visite médicale d’embauche

L’employeur est tenu d’organiser une visite médicale, appelée Visite d’Information et de Prévention (VIP), dans les 3 mois suivant la prise de poste. Cette visite, réalisée par le médecin du travail, vise à évaluer la santé du salarié, le sensibiliser aux risques liés à son poste, et l’informer sur ses droits. Les travailleurs exposés à des risques particuliers peuvent être soumis à un suivi individuel renforcé.

Pour certains cas spécifiques, la visite médicale doit être réalisée avant l’embauche :

• Les jeunes de moins de 18 ans.
• Les travailleurs de nuit.
• Les salariés exposés à des champs électromagnétiques à partir de certaines limites.
• Les salariés exposés à des agents biologiques du groupe 2.

Par ailleurs, pour les apprentis, la visite médicale doit être organisée dans les 2 mois.

Bon à savoir : Si le salarié a effectué une visite médicale avec un avis d’aptitude dans les cinq ans (trois ans dans certains cas) avant sa nouvelle embauche, pour un poste similaire comportant des risques d’exposition identiques, il n’est pas obligatoire de programmer une nouvelle visite médicale. Cependant, il est nécessaire de solliciter son avis d’aptitude pour s’assurer qu’il demeure apte au poste de travail en question.

Récapitulatif des étapes :

II Comment gérer la paie d’un nouveau salarié ?

En plus de ses formalités administratives, la gestion en paie nécessite une organisation rigoureuse. Jooma fait le point sur les obligations nécessaires pour une paie fiable et conforme.

Gestion de paie : les informations obligatoires à connaitre

Afin de produire la 1ère paie du salarié, le gestionnaire de paie doit saisir les informations nécessaires dans le logiciel de paie. Pour cela, il doit demander certains documents au nouveau collaborateur, à savoir :

• Un justificatif d’identité.
• Le titre de séjour le cas échéant.
• L’attestation de Sécurité Sociale (à défaut la copie de la carte vitale).
• L’adresse postale.
• Les coordonnées bancaires.
• Le nombre d’enfants à charge
• L’adhésion à la mutuelle ou la demande de dispense d’affiliation.

Le conseil de Jooma : pour faciliter la transmission d’informations, la meilleure solution est l’utilisation d’un SIRH avec un module Onboarding permettant au collaborateur de mettre à disposition ces documents en quelques clics.

Gestion de paie : récupération du taux PAS personnalisé

Pour obtenir les taux du Prélèvement à la Source personnalisé d’un nouveau salarié, il faut au préalable que l’employeur envoie une DSN mensuelle. Ainsi, pour la première paye, il peut être judicieux de récupérer le taux PAS personnalisé de votre nouveau salarié.

Cette récupération peut être réalisée de plusieurs manières. :

• Demande du taux PAS par le service TOPAZE sur net-entreprises.
• Par la DSN ADV (Amorçage des Données Variables).

Bon à savoir : Cette formalité n’est pas obligatoire, et si le taux n’est pas disponible avant la première paie, il est possible d’appliquer un taux neutre calculé en fonction du salaire du salarié.

Contrôle de la première paie

Le contrôle de la première paie d’un nouveau salarié revêt une importance cruciale pour garantir la conformité des informations et assurer une gestion transparente de la rémunération. Plusieurs éléments doivent être vérifiés lors de ce processus pour s’assurer de l’exactitude des données et éviter d’éventuelles erreurs. Voici les principaux points à contrôler lors de la première paie :

• Identification de l’employeur
• Affectation
• Emploi et qualification
• Date de début du contrat
• Horaire contractuel
• Salaire de base
• Retenue mois incomplet
• Cotisations sociales et mutuelle
• Le plafond de la Sécurité Sociale
• Droits à congés payés

Le contrôle de la première paie permet d’identifier et de corriger rapidement toute erreur potentielle, garantissant ainsi une gestion précise et conforme de la paie au sein de l’entreprise.

Conclusion 

En conclusion, pour optimiser les processus liés à l’embauche, il est recommandé d’automatiser au maximum ces procédures en optant pour une solution d’Onboarding. En parallèle, l’utilisation d’une solution de paie telle que Silae facilite l’entrée des salariés grâce à de nombreuses fonctionnalités : génération automatique de la DUE, transmission DSN, demande du taux PAS personnalisé…