La déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : tout ce qu’il faut savoir

La DPAE : à quoi ça sert ?

La déclaration préalable à l’embauche, plus communément appelée DPAE, est une formalité obligatoire pour tout employeur qui embauche un salarié en France. Cette déclaration permet d’informer les organismes sociaux de l’arrivée d’un nouvel employé au sein de l’entreprise.

Quand doit-être effectuée la DPAE ?

Elle doit être effectuée avant la date d’embauche du salarié et contribue à la mise en place des démarches administratives nécessaires à son intégration au sein de la structure.

Que contient la DPAE ?

La DPAE contient des informations essentielles telles que l’identité de l’employeur, les coordonnées de l’entreprise, les informations personnelles du salarié, la date prévue de début du contrat de travail, etc. Cette démarche permet notamment de garantir la protection sociale du salarié dès le début de son contrat de travail.

Quelles informations l’employeur doit-il fournir pour établir la DPAE ? 

Les informations à fournir pour effectuer une DPAE sont :

• La dénomination sociale ou le nom et l’adresse de l’employeur
• Le numéro SIREN ou SIRET de l’entreprise
• Le nom, prénom, sexe, date et lieu de naissance du salarié
• Le numéro de sécurité sociale du salarié
• La date d’embauche et la durée de la période d’essai
• Le type de contrat de travail (CDI, CDD, contrat d’apprentissage, etc.)
• La qualification professionnelle du salarié
• La rémunération brute mensuelle prévue
• Le lieu de travail

Les obligations de l’employeur en matière de DPAE

L’employeur est tenu de respecter plusieurs obligations lors de la mise en place de la DPAE. Parmi celles-ci, il doit s’assurer de transmettre les informations complètes et exactes à l’organisme compétent, dans les délais impartis. De plus, il est essentiel de veiller à ce que la DPAE soit réalisée avant l’embauche du salarié pour se conformer à la réglementation en vigueur.

Par ailleurs, l’employeur doit également informer le salarié de la réalisation de la DPAE et lui fournir toutes les informations nécessaires concernant son contrat de travail et ses droits sociaux. En cas d’erreur ou d’annulation de la déclaration, des démarches spécifiques doivent être entreprises pour rectifier la situation.

Comment réaliser une DPAE ?

Il n’existe pas de procédure unique pour effectuer cette formalité requise. Plusieurs options sont disponibles pour l’employeur.

La Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) peut être réalisée sur le portail net-entreprise. Dans ce cas, l’employeur ou le tiers déclarant doit posséder un compte sur net-entreprises. Une fois connecté au site, il suffit de remplir le formulaire requis.

Une autre possibilité est de réaliser la DPAE sur le site de l’URSSAF. Aucun compte sur le site DUE de l’URSSAF n’est nécessaire dans ce cas. Il suffit de se rendre sur le site dédié pour effectuer la formalité.

Si vous disposez d’un logiciel de paie tel que Silae, il est également envisageable de transmettre directement votre DPAE (anciennement DUE) à l’URSSAF via net-entreprises grâce à un système EDI. Cette option est la plus simple car vous pouvez gérer l’entrée de votre salarié directement depuis votre logiciel de paie.

Comment effectuer votre DPAE via le logiciel Silae ?

1. Depuis l’état d’avancement actuel, cliquez sur l’option ” + DPAE/DUE ” située dans le menu à droite de l’écran.

2. Le formulaire de “Déclaration Préalable à l’Embauche” s’affichera pour que vous puissiez le compléter. Une fois rempli, veuillez cliquer sur “Complément de saisie” dans le menu à droite de l’écran, et non sur “Confirmer”. Cette étape est cruciale car la DPAE génère la fiche salarié pour le nouvel employé. Ainsi, d’autres informations telles que le type de contrat, le salaire, la classification des métiers et les horaires doivent être renseignées via le module “complément de saisie”.

3. Ensuite, cliquez sur “Appliquer”, puis sur “Confirmer” dans le menu à droite de l’écran.

4. La finalisation de la création de la DPAE vous propose trois actions : Imprimer, Envoyer par mail, Générer au format EDI. Vous pouvez choisir d’effectuer les trois actions simultanément en cochant les cases correspondantes. Pour déclencher l’action, cliquez sur “Générer” situé en bas à droite de l’écran.

Bon à savoir :

• Si vous avez déjà employé un salarié en CDD et qu’il est maintenant sorti, pour éviter de saisir à nouveau ses informations, vous pouvez récupérer les données à partir de la fonction “Salariés sortis” accessible dans le menu à droite de l’écran.

• Si un salarié est toujours en poste et sera réembauché prochainement, vous pouvez également récupérer les données via la fonction “Salariés présents” dans le menu à droite de l’écran.

• Le nouveau salarié sera alors créé dans la fiche salarié et les informations saisies dans la DPAE seront automatiquement reportées.

Quels sont les avantages d’une DPAE en ligne ?

La DPAE en ligne présente plusieurs avantages pour l’employeur :

• Gain de temps : la DPAE en ligne permet d’effectuer les démarches plus rapidement et de manière simplifiée.
• Sécurité : elle garantit la sécurité des données transmises grâce à un système de cryptage.
• Traçabilité : elle permet de suivre l’état d’avancement de la déclaration et de recevoir un accusé de réception.
• Simplicité : elle permet de pré-remplir les informations relatives à l’entreprise et au salarié, ce qui facilite la saisie des données.

Comment faire pour annuler une DPAE ?

En cas de nécessité d’annuler une DPAE déjà effectuée, l’employeur doit contacter l’organisme compétent et lui signaler l’erreur. Il est important d’expliquer les raisons de cette annulation et de fournir les informations nécessaires pour effectuer les corrections adéquates. Il est recommandé de traiter cette situation rapidement pour éviter tout impact sur la situation du salarié concerné.

Questions fréquentes sur la DPAE