Registre unique du personnel (RUP) : définition et obligations

Registre unique du personnel : définition

Le registre unique du personnel est un document qui récapitule la liste des salariés d’une entreprise. Il doit comporter des mentions obligatoires concernant l’identification des salariés, les dates d’embauche et de départ, les contrats de travail.

La tenue de ce registre constitue une obligation pour l’employeur, dès l’embauche du 1^er salarié (ou dès l’arrivée d’un stagiaire).

Les informations inscrites sur le registre unique du personnel sont conservées pendant 5 ans à compter de la date à laquelle le salarié ou le stagiaire a quitté l’établissement.

 A savoir : Tous les employeurs sont concernés, sauf les particuliers employeurs et les associations ayant recours au chèque emploi associatif.

Le registre unique du personnel concerne tous les salariés de l’entreprise, y compris ceux mis à disposition par les entreprises de travail temporaire et les travailleurs à domicile.

A savoir  : Les stagiaires et les personnes volontaires en service civique accueillis dans l’établissement sont inscrits dans l’ordre d’arrivée, dans une partie spécifique du registre unique du personnel.

Registre unique du personnel : obligations de l’employeur

La tenue du registre du personnel est obligatoire pour chaque établissement employant des salariés ou stagiaires. Si vous avez plusieurs établissements, il vous faudra donc un registre du personnel par établissement.

Que doit contenir le registre unique du personnel ?

Le registre unique du personnel doit impérativement comporter les informations suivantes, dans l’ordre chronologique des arrivées :

• Identification du salarié : nom, prénoms, date de naissance, sexe, nationalité 
• Carrière : emplois, qualifications, date d’entrée et de sortie de l’entreprise 
• Type de contrat : CDI, contrat d’apprentissage ou de professionnalisation, contrat d’insertion professionnelle, contrat à durée déterminée, travail à temps partiel, contrat d’intérim…
• Pour les travailleurs étrangers assujettis à la possession d’un titre de travail : le type et le numéro du titre (copie à annexer au registre).
• Pour les stagiaires : nom et prénoms, dates de début et de fin du stage, nom et prénoms du tuteur, lieu de présence du stagiaire, sont à indiquer dans une partie spécifique

Registre unique du personnel : quelles sanctions en cas d’infraction ?

L’absence de registre, le défaut de mise à jour ou l’oubli de mentions obligatoires peuvent entraîner jusqu’à 750 € d’amende par salarié concerné pour les personnes physiques, et jusqu’à 3 750 € pour les personnes morales. 

Quelle forme doit revêtir le registre unique du personnel ?

Aucune forme particulière n’est imposée pour la tenue du registre unique du personnel.  L’employeur est libre de choisir le format papier ou numérique s’il le souhaite.

Le format papier

Si l’employeur opte pour le format papier, il doit être indélébile et infalsifiable. Il existe des cahiers prévus à cet effet avec des pages numérotées ne pouvant pas être remplacées. Les informations doivent être inscrites à l’encre indélébile, et sans ratures ni utilisation de correcteur. Ce format reste peu pratique à tenir à jour et sa gestion particulièrement chronophage pour les services RH.

Le format numérique

Le registre peut-être tenu sur support numérique pour les entreprises qui le souhaitent. La condition étant de maintenir des garanties de contrôle équivalentes au format papier. Pour mettre en place un registre du personnel numérique, il faut consulter au préalable le CSE et fournir à l’inspection du travail la copie de l’avis rendu. Le registre informatisé doit permettre d’obtenir, sans difficulté d’utilisation, de compréhension et sans risque d’altération, toutes les mentions obligatoires.

Digitaliser votre Registre Unique du Personnel

La digitalisation de vos processus RH vous permet de centraliser l’ensemble de vos données salariés et facilite ainsi l’édition de votre registre unique du personnel. La solution de gestion du personnel de Jooma vous permet de centraliser l’ensemble de vos données salariés.

Comment Jooma facilite l’édition du registre du personnel ?

• Réalisez en quelques clics un export au format Excel pour constituer votre registre unique du personnel.
• Pour bénéficier d’un registre complet, pensez à ajouter les salariés des 5 dernières années (en les archivant en amont), même si ceux-ci ont quitté la société.
• Convertissez le fichier dans le format de votre choix pour le rendre « non modifiable »
• Faites signer électroniquement le fichier afin de détenir un registre du personnel indélébile, conformément à la réglementation.