Au cours de son séjour au sein d’une entreprise, le collaborateur passe par trois grandes étapes : son arrivée et son intégration (Onboarding), son évolution interne et son départ (Offboarding). S’il est capital de bien accueillir vos nouvelles recrues avec un process d’Onboarding bien pensé, réussir le départ de vos collaborateurs l’est tout autant. Quels sont les enjeux d’un Offboarding réussi ? Quelles étapes mettre en place pour un processus de départ efficace ? Jooma vous explique tout !
Offboarding : définition
Le terme anglosaxon « offboarding » se traduit en français par le mot : débarquement. On peut le définir comme la gestion des départs des collaborateurs de leur entreprise. Il englobe ainsi tous les processus mis en place par une entreprise pour gérer les départs de ses salariés.
Les enjeux du Offboarding
Tout d’abord, un départ non maitrisé pourra avoir des répercussions sur l’organisation, si la transmission de compétences ne s’est pas déroulée correctement. Il est de fait essentiel d’anticiper la passation des dossiers et la transmission des savoir-faire avant le départ de votre collaborateur.
L’équilibre de l’équipe peut également être fortement perturbé par un départ mal géré, qui peut impacter le moral et la productivité des collaborateurs. C’est pourquoi prendre soin de vos collaborateurs, de leur arrivée jusqu’à leur départ, sera une marque de respect et de considération envers eux.
Le Offboarding peut également avoir un impact positif ou négatif sur la marque employeur. En effet, si le départ se déroule correctement, le collaborateur gardera une bonne image de son entreprise. Il sera ainsi amené à en parler positivement en externe. Un offboarding réussi peut également favoriser ce que l’on nomme le « recrutement boomerang », c’est-à-dire le retour d’un salarié ayant déjà travaillé pour votre entreprise.
A l’inverse, si l’Offboarding se passe mal, votre e-reputation pourra être malheureusement ternie par des anciens collaborateurs mécontents. A l’ère d’internet, il est devenu facile pour les utilisateurs de partager leurs expériences et ce à une large audience. Il faut donc veiller à soigner vos processus d’Offboarding pour éviter cette situation.
Les bonnes pratiques d’Offboarding
1. Communiquer sur le départ du collaborateur
Tout d’abord, la première chose à faire est de communiquer ouvertement sur le départ du collaborateur auprès des équipes, par exemple lors d’une réunion. L’idéal est que le collaborateur explique lui-même les raisons de son départ. Il est important d’être le plus transparent possible sur les raisons de ce départ et de ne pas en faire un sujet tabou. Les départs font partie de la vie de l’entreprise et il ne faut donc pas dramatiser cet événement en évitant le sujet.
2. Organiser la passation
Les connaissances et compétences de vos collaborateurs sont précieuses. Il est ainsi primordial d’anticiper son départ afin d’assurer la bonne transmission des informations et des savoir-faire aux équipes et à son successeur.
Astuce : Il peut être intéressant de mettre en place un livret de passation afin de faciliter et fluidifier la transmission.
3. Recueillir le Feedback et faire le bilan
Organiser un entretien final avec votre collaborateur permet de faire le bilan de son expérience, et également de le remercier pour son travail. Pour l’entreprise, recueillir le Feedback du collaborateur sur le départ permet de faire le point sur ce qui fonctionne dans l’entreprise mais également sur les points à améliorer. En effet, les collaborateurs sortants auront une certaine liberté de parole et pourront vous faire de précieux retours sur lesquels vous pourrez vous appuyez pour améliorer l’expérience collaborateur.
4. Gérer la partie administrative
Le départ d’un collaborateur implique nécessairement une gestion administrative qu’il faut également anticiper. Il est en effet important d’éviter les erreurs et manquements lors de cette étape. Il faut notamment préparer et fournir les documents administratifs suivants :
· Le bulletin de salaire
· Le certificat de travail
· Le reçu pour solde de tout compte
· L’attestation pôle emploi
L’utilisation d’un logiciel de paie comme Silae vous permettra de faciliter la gestion de la sortie de votre salarié en préparant facilement, et sans erreurs, tous les documents obligatoires.
5. Prévoir un pot de départ
Aujourd’hui, l’humain doit être replacé au centre de la gestion des ressources humaines. Ainsi, il est essentiel d’humaniser la relation avec vos employés et notamment la gestion des départs. L’organisation d’un pot de départ est un bon moyen de remercier le collaborateur pour son travail et de faire de son départ, un moment convivial.
6. Gérer la partie logistique
Pour des raisons évidentes de sécurité, il est obligatoire pour l’entreprise de supprimer les accès de l’ancien employé : accès aux locaux, aux réseaux internes et externes, son adresse mail etc… Pensez bien également à récupérer le matériel informatique, téléphone etc…
Utilisez une solution digitale de gestion du Offboarding afin de n’oublier aucune tâche ! Paramétrez votre processus sur le logiciel avec les différentes tâches à accomplir. Les responsables de tâche recevront une notification afin de les alerter de la tâche à effectuer et des échéances à venir. Ils pourront signifier dans la solution si la tâche est en cours ou effectuée.
7. Remercier le collaborateur
Lors de son pot de départ ou de son entretien de départ, il est essentiel de remercier le collaborateur pour le travail accompli et son investissement. Lui remettre un cadeau commun pour le remercier est reconnu comme une attention appréciée par le collaborateur sortant. Ainsi, votre collaborateur partira avec une bonne impression de votre entreprise, ce qui est primordial pour votre marque employeur.
8. Garder le contact
L’expérience collaborateur peut également perdurer après le départ de l’entreprise. Vous avez en effet tout intérêt à maintenir le lien et la relation avec vos anciens collaborateurs. N’hésitez pas à utiliser les réseaux sociaux plus spécifiquement Linkedin pour garder contact avec vos anciens salariés, et continuer à suivre leur carrière. En effet, il est de plus en plus fréquent que d’anciens collaborateurs reviennent travailler dans les entreprises qu’ils ont quitté. C’est ce qu’on appelle « les salariés boomerang ». Un offboarding réussi peut ainsi fidéliser des talents sur le long terme.
Le digital au service du Offboarding
Tout comme pour les processus de Onboarding, nos solutions digitales pourront vous aider à automatiser le Offboarding. La digitalisation de ces processus vous permettront de gagner du temps au niveau administratif pour vous concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée. Notre solution de paie Silae vous permettra de gagner un temps précieux et de fiabiliser la gestion administrative de vos salariés sortants. Vous pourrez également vous appuyer sur le SIRH de Jooma pour automatiser votre processus et gérer l’ensemble de vos tâches sans rien oublier grâce aux rappels automatiques !
Passionnée par le monde du digital et des RH, je suis Content Manager chez Jooma Paye. Je publie chaque semaine des articles sur l'actualité paie et RH du moment.
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