Les entretiens annuels et professionnels sont des outils essentiels dans le cadre de la GPEC. Il est parfois difficile de faire la distinction entre les types d’entretiens : entretien d’évaluation ou annuel et entretien professionnel. Les objectifs et règles de chacun sont pourtant bien différents. Jooma vous aide à y voir plus clair et vous explique comment faciliter la gestion de vos entretiens via une solution digitale.
Au sommaire
En quoi consiste un entretien professionnel ?
Définition entretien professionnel
Depuis le 7 mars 2014, les salariés doivent bénéficier, tous les 2 ans, d’un entretien professionnel qui permet de faire le point sur la carrière du salarié et d’aborder ses besoins en formations. Il s’agit d’une obligation légale pour tous les employeurs.
A noter : tous les 6 ans, l’entretien professionnel doit faire un état des lieux récapitulatif du parcours professionnel du salarié. Celui-ci permet de vérifier que le collaborateur a bien bénéficié des entretiens professionnels prévus au cours des 6 dernières années.
Qui est concerné ?
L’entretien professionnel concerne tous les salariés quel que soit leur contrat, dans toutes les entreprises et tous les secteurs d’activité, y compris les contrats de professionnalisation et d’apprentissage.
A noter : l’entretien professionnel doit être systématiquement proposé à tout salarié qui reprend son activité après une période d’interruption due à un des cas suivants :
- Congé de maternité
- Congé parental à temps plein ou partiel
- Congé d’adoption
- Congé de proche aidant
- Congé sabbatique
- Période de mobilité volontaire sécurisée
- Arrêt maladie de plus de 6 mois
- Mandat syndical
Quel est son objectif ?
Son objectif est de faire un point sur les perspectives d’évolutions professionnelles et identifier ses besoins en formation (validation des acquis de l’expérience, compte personnel de formation (CPF), conseil en évolution professionnelle).
Quel est son contenu ?
Les points obligatoirement abordés au cours de l’entretien professionnel concernent :
- l’évolution professionnelle du salarié, notamment en termes de qualification et d’emploi ;
- les questions relatives au suivi des actions de formation, de certification et de progression salariale ou professionnelle du salarié ;
- l’évaluation de son employabilité ;
- la réflexion sur l’avenir du salarié, le poste occupé et son projet professionnel.
Le contenu spécifique est défini par convention ou accord. En l’absence de mentions spécifiques, l’employeur définit le contenu de l’entretien en fonction des orientations stratégiques de l’entreprise.
Les sanctions encourues
Pour une entreprise d’au moins 50 salariés, si le salarié n’a pas bénéficié les 6 dernières années des entretiens professionnels et d’au moins une action de formation non obligatoire, l’employeur doit abonder le compte personnel de formation du salarié de 3 000 €.
En quoi consiste un entretien annuel ?
Définition entretien annuel
Contrairement à l’entretien professionnel, l’entretien annuel (ou entretien d’évaluation) n’est pas une obligation légale. Il a lieu chaque année, entre le collaborateur et son manager. Il peut se faire à tout moment de l’année. Le plus souvent il est réalisé sur la période de fin d’année, entre octobre et décembre
A noter : L’évaluation peut être imposée à l’employeur par la convention collective. Dans ce cas, il doit respecter les dispositions prévues (entretiens d’évaluation obligatoires, périodicité et contenu de ces entretiens, etc.)
Qui est concerné ?
Si l’employeur décide de mettre en place des entretiens d’évaluation, celui-ci doit concerner l’ensemble des salariés de l’entreprise.
L’entretien annuel est organisé et animé par le manager du salarié. Si le manager le souhaite, il peut être assisté de son N+1.
A noter : Le salarié n’est pas autorisé à être assisté par un représentant du personnel pendant l’entretien d’évaluation.
Quel est son objectif ?
La finalité de l’entretien annuel est différente de celle de l’entretien professionnel. Ses objectifs sont :
- Faire le bilan de l’année écoulée
- Définir les nouveaux objectifs
- Evaluer la qualité du travail du collaborateur et identifier des axes de progression
- Proposer de nouvelles formations pour l’acquisition de nouvelles compétences.
Généralement, l’entretien annuel est l’occasion d’aborder la question de la rémunération du salarié et les perspectives d’évolution.
Quel est son contenu ?
L’entretien annuel n’étant pas réglementé, les managers sont libres de l’adapter selon leur mode de management. Il est très important de le préparer en amont pour que l’entretien annuel soit le plus efficace et constructif possible.
Une grille d’appréciation peut servir de support à l’entretien. Elle comporte des critères permettant de mesurer l’adéquation des aptitudes professionnelles du salarié à l’exigence du poste.
A noter : L’employeur n’est pas obligé de remettre un compte-rendu écrit au salarié, sauf si la convention collective le prévoit.
Pourquoi digitaliser la gestion des entretiens ?
Les entretiens professionnels et annuels impactent plusieurs acteurs de l’entreprise : le salarié, le manager, et le service RH. La gestion des entretiens demande du temps, de la préparation et de la coordination. Il est indispensable de s’appuyer sur des outils digitaux qui vont vous aider à simplifier et fluidifier vos processus.
Comment cela fonctionne concrètement ?
En amont de l’entretien
- Les services RH créent des trames d’entretiens et des grilles d’évaluation directement sur le logiciel.
- Les services RH peuvent ouvrir la campagne d’entretiens pour une période donnée, piloter et suivre l’avancement des campagnes. En cas de retard, ils peuvent facilement relancer les managers.
- Les managers planifient les différents entretiens avec les membres de son équipe.
- Le collaborateur procède à une auto évaluation de ses compétences en amont de l’entretien.
Pendant l’entretien
- Le manager s’appuie sur l’auto évaluation de son collaborateur pour échanger avec lui et lui apporter un feedback constructif.
- L’entretien permet de faire le point sur les souhaits d’évolution du collaborateur, ses éventuels besoins en formation.
- Le manager définit les objectifs avec le collaborateur, indique les formations envisagées et rédige les conclusions directement sur le logiciel.
Après l’entretien
- Le salarié aura accès au compte rendu et aux conclusions de l’échange, qu’il pourra consulter lorsqu’il le souhaite.
- Le logiciel permet de conserver l’ensemble des donnés relatifs aux échanges réalisés dans le cadre des différents entretiens. Le salarié comme le manager pourront y accéder facilement pour préparer les futurs entretiens.
- La digitalisation permet au manager de rendre accessible des objectifs clairs et précis, définis avec le collaborateur, ainsi que les moyens donnés pour les atteindre.
- Les services RH pourront s’appuyer sur les données issues des entretiens pour établir une politique GPEC efficace pour l’entreprise (formation, mobilité interne…)
Zoom sur le module entretiens de Jooma
Le SIRH de Jooma propose un module spécialement dédié aux entretiens qui va permettre de faire le lien entre les différents acteurs de l’entreprise. Le logiciel va faciliter le partage d’informations et apporter un gain de temps considérable dans la gestion des entretiens. Les services RH pourront s’appuyer sur les comptes-rendus pour construire une politique GPEC efficace et pertinente.
Cerise sur le gâteau : la digitalisation des entretiens va fortement booster votre marque employeur. Les collaborateurs apprécieront de pouvoir s’appuyer sur une plateforme innovante et moderne pour accéder facilement à l’historique de leurs entretiens, visualiser les comptes-rendus, suivre leurs demandes de formation etc.
Simplifiez la gestion de vos entretiens !
Passionnée par le monde du digital et des RH, je suis Content Manager chez Jooma Paye. Je publie chaque semaine des articles sur l'actualité paie et RH du moment.
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