La crise sanitaire due à la pandémie mondiale de la Covid-19 a profondément bouleversé les entreprises. Au premier plan, les services RH qui ont dû s’adapter à une multitude de problématiques en un temps record : mise en place du télétravail massif, onboarding à distance, activité partielle… La digitalisation des outils et des ressources humaines a été d’un grand secours pour les services RH qui avaient la chance d’être déjà équipés.
Que vous soyez une startup, une TPE ou une PME, si vous ne l’avez pas encore fait, il est temps d’anticiper et de digitaliser vos ressources humaines en optant pour la mise en place de solutions SaaS (c’est-à-dire disponible via internet). Voici 5 raisons de digitaliser vos RH.
1. Faciliter le suivi du télétravail
Durant le confinement, le télétravail est obligatoire pour tous les employés dont les fonctions le permettent. Dans le cadre du travail à distance, il est primordial d’avoir une visibilité précise sur les temps de travail de chacun de vos collaborateurs. Pour ce faire, il existe au sein du SIRH Jooma, un module de gestion des temps et activités permettant :
- La planification et l’organisation des temps de travail
- La déclaration des temps de travail en toute autonomie
- Un système de badgeage (virtuel ou physique) pour contrôler le respect des horaires de travail et des temps de pause
- La sécurisation du recueil des éléments variables de paie qui découlent des temps et activités
Le module GTA permet également de réaliser le suivi des activités de vos collaborateurs en toute sérénité. Vous pouvez :
- Imputer des tâches et des projets en heures ou en jours, par période et par client à vos collaborateurs.
- Suivre les heures travaillées et l’avancée des projets.
Ainsi, vous optimisez les ressources et la performance de l’entreprise.
2. Simplifier la gestion des congés et absences
La gestion des congés et absences a également été particulièrement complexe pour les services RH lors de la crise sanitaire. En effet, le gouvernement a mis en place plusieurs mesures pour soutenir les entreprises : activité partielle, congés imposés, RTT imposés… Ainsi, disposer d’une solution digitale de gestion des congés et absences est une aide précieuse pour les services RH.
Le module Congés & absences du SIRH de Jooma permet aux salariés d’être autonomes dans la gestion de leurs absences. En un clic, le collaborateur peut réaliser une demande de congé, que le manager n’aura plus qu’à valider / refuser (workflow de validation pouvant aller jusqu’à 5 niveaux). Le planning et le solde de congés sont à jour en temps réel, ce qui facilite le suivi.
3. Assurer une paye fiable
Un des grands avantages du module « Congés et absences » de Jooma est la possibilité de transférer automatiquement les informations liées aux congés et absences vers le logiciel de paie Silae. Il en est de même pour le module « Notes de frais » qui peut également être interfacé avec Silae.
De plus, ce logiciel de paie en mode SaaS s’adapte à la situation et intègre en temps réel les dispositifs mis en place par le gouvernement afin de simplifier la tâche des gestionnaires de paie. Par exemple, la transmission des données d’activité partielle à la Direccte sans aucune ressaisie ou la transmission automatique des arrêts de travail vers Net-Entreprise. Ainsi, disposer d’un logiciel de paie en mode SaaS tel que Silae vous garantit une gestion de la paie fiabilisée et sécurisée, grâce aux mises à jour légales et conventionnelles en temps réel.
4. Soigner l’expérience collaborateur
- Cela passe par exemple par la mise à disposition de solutions digitales pour gérer leurs congés et absences ou encore la mise en place d’un coffre-fort numérique pour récupérer leurs bulletins de paie de façon dématérialisée.
- Pour les nouvelles recrues, notre module de « Onboarding » peut également être un atout pour une intégration réussie à distance.
- La solution SIRH de Jooma dispose également d’un module « Bien être au travail » qui permet de mesurer la Qualité de vie au travail, et cela à distance, sous la forme d’un sondage. Ainsi, vous gardez une visibilité sur le moral de vos équipes.
5. Être en conformité avec la loi
Pour conclure, digitaliser vos ressources humaines vous aidera à être en conformité avec la loi. Et comme “nul n’est censé ignorer la loi”, les services RH se doivent d’être incollables sur les mesures légales mises en place. Ceci nécessite un temps considérable de veille pour être constamment à jour sur les évolutions réglementaires. C’est d’autant plus vrai en contexte de crise sanitaire telle que nous la vivons aujourd’hui. Le logiciel de paie Silae intègre nativement plus de 600 conventions collectives et assure la mise à jour automatique des évolutions légales et conventionnelles.
L’utilisation d’une solution de Gestion des temps & activités vous permettra également d’avoir un suivi précis et une traçabilité des temps de travail de vos collaborateurs y compris dans le cadre du télétravail. En effet, les employeurs doivent être en mesure de justifier les heures effectuées de leurs salariés (obligation légale).
Le dématérialisation des Notes de frais permet également de simplifier le stockage obligatoire des justificatifs. En effet, depuis l’arrêté du 23 mai 2019, l’archivage des documents fiscaux et légaux des entreprises peut être aussi bien physique que numérique (sous conditions d’archivage à valeur probante pour le format dématérialisé).
Alors, prêt à digitaliser vos ressources humaines et à gagner en sérénité 
?
Passionnée par le monde du digital et des RH, je suis Content Manager chez Jooma Paye. Je publie chaque semaine des articles sur l'actualité paie et RH du moment.
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Geraldine